مدیریت معاملات کارکنان، که به عنوان معاملات حساب شخصی نیز شناخته می‌شود، احتمالاً در صدر فهرست برای هر افسر رعایت مقرراتی است که تلاش می‌کند تضاد منافع احتمالی را در شرکت‌های مالی سازمانی خود مهار کند. مانند بسیاری از زندگی تجاری مدرن، نرم افزار کلید مدیریت موفقیت آمیز تمام جنبه های این چالش جهانی دلهره آور انطباق است. در اینجا آمده است که نرم افزار خوب طراحی شده چه کاری می تواند انجام دهد و چگونه می تواند کمک کند.
1. PRE-CLERANCE مدیریت صحیح معاملات حساب کارکنان با مجوزها و رد کردن خودکار یا پیش از پاکسازی شروع می شود. به این معنا که کارمندان باید قبل از اینکه به آنها اجازه ادامه کار داده شود، هرگونه معامله را با رعایت قوانین از قبل پاکسازی کنند. آنها این کار را با وارد شدن به پلتفرم انطباق انجام می‌دهند - که در حالت ایده‌آل مبتنی بر وب است تا کارمندان بتوانند از هر کجا از آن استفاده کنند - پر کردن فرم درخواست پیش از ترخیص و منتظر تأیید یا تصمیم رد خودکار.
این سیستم می تواند با خیال راحت این نوع تصمیم را بگیرد زیرا آیین نامه رفتار شرکت از ابتدا در موتور قوانین سیستم برنامه ریزی شده بود. این نرم افزار درخواست های کارمندان را بر اساس دستورالعمل های شرکت ارزیابی می کند و به سرعت اجازه یا امتناع از انجام معامله درخواستی را می دهد. در مواردی که بله یا خیر سریع امکان‌پذیر نیست، یک سیستم خوب درخواست را به یک فرآیند بررسی چند سطحی افزایش می‌دهد و درخواست‌هایی را برای تصمیم‌گیرندگان انتخابی شما ارسال می‌کند.
2. نظارت یک پلت فرم انطباق خوب به تنهایی کار خود را انجام نمی دهد. نرم افزاری که به خوبی طراحی شده است، داده ها را از سیستم های موجود در سراسر شرکت شما، مانند سیستم های منابع انسانی و مدیریت سفارش، و حتی سوابق تجاری تاریخی، جمع آوری و ادغام می کند. این داده‌ها به‌طور خودکار هنگامی که درخواست پیش‌ترخیص داده می‌شود، ارجاع داده می‌شوند.
این به معنای تأیید و رد دقیق‌تر است، و همچنین به تیم انطباق بهترین فرصت را برای شناسایی اقدامات و افراد با بالاترین ریسک شرکت می‌دهد. این همچنین به معنای شانس بیشتر برای تشخیص ناهنجاری ها یا سایر الگوهای رفتاری غیرعادی است که ممکن است باعث افزایش ابروهای افسر انطباق شود.
برخی از پلتفرم‌های انطباق را می‌توان برای جمع‌آوری داده‌ها از منابع داخلی و خارجی، مانند فیدهای خبری، پیکربندی کرد. با ارجاع متقابل با داده‌های داخلی مرتبط، این امر قدرت تحقیق بیشتری را در دست تیم انطباق قرار می‌دهد. و البته، شما قوانینی را برای نحوه تعامل همه این داده ها تنظیم می کنید.
3. گزارش دهی یک پلت فرم خوب نباید فقط داده های خام مورد نیاز شما را در دسترس شما قرار دهد، بلکه باید نوع داده های مرتب شده و الک شده ای را در اختیار شما قرار دهد که نمای 360 درجه ای از رفتار و فعالیت کارمندان ارائه دهد. همچنین باید به شما امکان دهد به راحتی داده های خاص را در هر زمینه جستجو کنید و اطلاعات را برای تجزیه و تحلیل بیشتر صادر کنید.
تجسم‌ها، نمودارها و نمودارهای پیچیده باید برای هر پلتفرم انطباق مدرن داده شود. این باعث می‌شود حجم داده‌هایی که یک افسر انطباق با آن سروکار دارد را برای تفسیر و مقایسه آسان‌تر می‌کند. توانایی تولید گزارش‌های جامع، معنی‌دار و به راحتی قابل دسترسی نیز باید با ظرفیت توزیع خودکار و در فواصل زمانی قابل تنظیم این گزارش‌ها مشخص باشد. در نهایت، گزارش هایی که می توانند در برنامه نمایش داده شوند، برای استفاده بعدی ذخیره شوند، یا به صفحات گسترده اکسل صادر شوند، باید یک ویژگی نرم افزاری مورد انتظار باشد.
4. مدیریت پرونده هنگامی که به دنبال یک فرد یا گروهی از افراد هستید که تحقیقات بیشتر را ایجاب می‌کنند، یک پلت فرم کاملاً یکپارچه و کاملاً خودکار انطباق در کنار شما خواهد بود از تشخیص تا حل و فصل پرونده - به شما کمک می‌کند همه بررسی‌های جاری را پیگیری کنید. و تحقیقات
ویژگی‌های مدیریت پرونده همه نقض‌های تجاری احتمالی را که ممکن است به بررسی و حل‌وفصل توسط تیم تطبیق نیاز داشته باشد، گرد هم می‌آورد: جمع‌آوری داده‌ها و شواهد، و به شما امکان اضافه کردن حاشیه‌نویسی و اختصاص موارد به درستی به اعضای تیم. یک سیستم به خوبی طراحی شده، کل چرخه را با گزارش های مدیریتی در دسترس برای کمک به شناسایی روندها و پشتیبانی از بهبود مستمر در فرآیند تحقیق شما ثبت می کند.
چیزی که هر افسر انطباق باید در جریان تحقیقات خود بررسی کند، گواهینامه ها و گواهی است. گواهینامه ها گواهی شرکت مالی شرکت شما برای دقت نظارتی است. آنها معیار بیشتری برای اثبات اینکه کسب و کار شما تمام تلاش خود را برای شناسایی و جلوگیری از تضاد منافع انجام می دهد ارائه می کنند. نرم افزار خوب گواهی ها و گواهی ها را جمع آوری و ذخیره می کند و آنها را برای بررسی در لحظه آماده می کند.
5. مدیریت داده های تجارت ویژگی نهایی در فهرست خواسته های پلتفرم انطباق به اندازه توانایی های خود پلتفرم در اختیار فروشنده ای است که پلتفرم را ساخته است. مدیریت داده‌های معاملاتی کارکنان با تطبیق خوراک کارگزار و قابلیت‌های تطبیق خودکار معاملات بسیار ساده‌تر و کارآمدتر می‌شود.
یک فروشنده خوب تا آنجا که ممکن است فیدهای کارگزار را جستجو و ایجاد می کند و آنها را به صورت رایگان به عنوان بخشی از اشتراک در پلتفرم خود ارائه می دهد. این فیدها به کارمندان اجازه می‌دهند که داده‌های ارائه‌شده توسط کارمندان را با داده‌های کارگزار تطبیق دهند، و این امکان را فراهم می‌کند که تمام سوابق به‌روزرسانی شوند و هر چیزی که خارج از هنجار اتفاق می‌افتد شناسایی شود. و البته، این نوع سیستم به طور کامل نیاز به بررسی دستی بیانیه های کاغذی را برطرف می کند. بالاخره این سال 2018 است.
